PSO-keurmerk aanvragen

Vrijblijvend meten, monitoren of een PSO-certificaat aanvragen via MijnPSO?

Om het PSO-keurmerk en/of het PSO 30+ certificaat aan te vragen start u altijd met het aanmaken van een account in MijnPSO. In deze online omgeving volgt u de zes online stappen om te komen tot een PSO-aanvraag. De eerste vijf online stappen zijn geheel vrijblijvend en kunnen gebruikt worden om het eigen prestatieniveau te bepalen en te monitoren o.b.v. de PSO-criteria zoals omschreven in de PSO-handleiding van TNO. Het is mogelijk om meerdere rekentools aan te maken in de online omgeving om verschillende scenario's na te bootsen. In stap 6 wordt de mogelijkheid geboden om, met de ingevoerde gegevens, een aanvraag voor het PSO-keurmerk in te dienen. De ingevulde gegevens in MijnPSO vormen dan het formele kader voor de audit. Aan het indienen van een PSO-aanvraag via stap 6 zijn kosten verbonden. Het aanvragen is een belangrijk onderdeel om te komen tot PSO-certificering. Onderstaand staat in (zeer) uitgebreid omschreven wat u kunt verwachten om te komen tot een PSO-certificering.

(Proces)stappen om te komen tot PSO-certificering

  1. Bepalen eigen voorlopige prestatieniveau
    Via de online (aanvraag)portal van MijnPSO. Deze bestaat uit zes online stappen:
    • Allereerst het vaststellen van de Aanvragende organisatie in stap 1 van MijnPSO. 
    • Het invullen van een online rekentool in stap 2 en 3 van MijnPSO.
    • De Aanvragende organisatie krijgt op basis van de ingevoerde gegevens inzicht in de voorlopige kwantitatieve score in stap 4 van MijnPSO: Aspirant-status, trede 1, 2 of 3. Erkenning van de Aspirant-status is geen voorwaarde voor het verkrij­gen van een trede status.
    • Vervolgens krijgt de Aanvragende organisatie inzicht of wordt voldaan aan de bijbehorende kwalitatieve eisen door de kwalitatieve checklist in te vullen in stap 5 van MijnPSO.
    • In stap 6 van MijnPSO beslist de Hoofdaanvrager of er een definitieve aanvraag wordt ingediend namens de Aanvragende organisatie. Tevens is het online mogelijk om meerdere offertes aan te vragen voor het uitvoeren van de audit. Voor het indienen van een definitieve PSO-aanvraag dient u een overeenkomst te sluiten met één van de vier Certificerende instellingen waarmee PSO-Nederland een afspraak heeft gemaakt over de uitvoering van de audits. De richtlijnen voor het aantal mandagen (auditdagen) en de jaarbijdrage aan PSO-Nederland, inclusief bijbehorende voorwaarden, vindt u hier. Het tijdig inplannen van een audit valt onder de verantwoordelijk­heid van de Aanvragende organisatie.

  2. Aanvraagfase PSO-erkenning (certificering)
    Zodra er via stap 6 van MijnPSO een definitieve PSO-aanvraag is ingediend, worden de inge­vulde gegevens bevroren (en zijn daarmee niet meer toegankelijk voor de aanvra­ger) en start het aanvraagproces. Deze rekentool wordt de initiële rekentool genoemd. Eventuele wijzigingen kunnen, voorafgaand aan de audit, nog worden doorgegeven aan de desbetreffende auditor/ Certificerende instelling. De wijzigingen worden door de auditor doorgevoerd in de kopie-rekentool, voorafgaand aan de audit. 

  3. Uitvoeren toetsing (audit)*
    De audit vindt bij voorkeur plaats binnen twee maanden na het indienen van de definitieve PSO-aanvraag. De Certificerende instellingen controleren volgens de PSO-norm o.b.v. de ingevoerde klantgegevens en voeren de correcties/ afwijkingen door in de kopie rekentool. PSO-Nederland controleert zelf geen klantgegevens. De PSO-handleiding en de door Aanvragende organisatie ingevulde gegevens in MijnPSO vormen het formele kader voor de audit. Tijdens een audit toetst een onafhankelijke auditor op basis van deze gegevens of de Aanvra­gende organisatie voldoet aan de beoogde kwantitatieve norm én aan alle kwalitatieve eisen van de PSO. De auditor kan de score gedurende een toetsing (audit) naar boven of beneden bijstellen. Een audit bestaat uit interviews, een toets op de ingevulde- en verstrekte gegevens (bewijzen) aan de hand van personeelsdossiers en/of administratieve systemen en een werkplekbezoek. De auditor maakt vooraf afspraken over de te bezoeken locaties, de te spreken personen en de bewijzen die de Aanvragende organisatie moet kunnen overleg­gen. Indien deze bewijzen niet direct overlegbaar zijn, heeft de Aanvragende organisatie nog 1 week de tijd om deze gegevens alsnog na te leveren. Het is tevens mogelijk om verlenging van de aanlevertijd aan te vragen indien hier gegronde redenen voor zijn. Na afloop stelt de auditor een verslag op waarin de onderbouwing en een advies wordt gegeven over het toekennen van een PSO-erkenning op de door de auditor getoetste trede. De auditor heeft na afronding audit twee weken de tijd om het auditverslag aan te leveren bij PSO-Nederland. Het verslag stuurt de auditor samen met de door hem of haar gefiatteerde kopie-rekentool en checklist op aan PSO-Nederland.                                                                                                                                                                                                                       
  4. Toekennen PSO, ingangsdatum en peiljaar
    Na ontvangst auditrapport heeft PSO-Nederland maximaal twee weken de tijd om het auditrapport te controleren en te verwerken. PSO-Nederland voert een extra controle uit op het auditrapport en vergelijkt deze gegevens met de gegevens uit de  initiële- en kopie-rekentool. PSO-Nederland bepaalt op basis van het advies van de auditor en de controle of een Aanvragende organisatie een PSO-erkenning krijgt toegekend en op welk niveau.  De beperkte (door de organisatie aangegeven n.a.w.-)gegevens en de trede van de PSO-gecertificeerde organisaties worden met vermelding van de naam van de entiteit gedurende de geldig­heidsduur van het certificaat vermeld op de Online Marktplaats. Ook worden PSO-gecertificeerde organisaties met eventuele Onderliggende entiteiten tot een jaar na afloop van de certificering opgenomen in de database van MijnPSO (in het kader van de ketenstimulering). In beide omgevingen wordt alleen de naam van de Hoofdaanvrager en even­tuele Onderliggende entiteiten met bijbehorende KvK-nummer en de bran­che vermeld.
    • De ingangsdatum van een PSO-certificaat, en indien van toepassing de erkenning dat een bedrijf voldoet aan het zogeheten 30+ criterium, is de eerste dag van de eerstvolgende maand na indiening van de definitieve aanvraag via www.mijnpso.nl.
    • De aanvraagdatum in MijnPSO is leidend voor de ingangsdatum van het PSO-certificaat, niet de datum waarop de audit is uitgevoerd, of, bij verlenging, de datum waarop het certificaat afloopt.
    • De auditdatum staat los van de ingangsdatum van het PSO-certificaat. Het PSO-certificaat treedt daarmee veelal met terugwerkende kracht in werking. De uit­gifte van een PSO-certificaat gebeurt altijd nadat de audit heeft plaatsgevonden (audit­datum). Het is de verantwoordelijkheid van de Aanvragende organisatie om tijdig de nieuwe PSO-aanvraag en audit in te plannen. Voor een aansluitend PSO-certificaat bij hercertificering is het van belang om in de maand voorafgaand aan de einddatum van het PSO-Certificaat, een nieuwe definitieve aanvraag in te dienen.         
    • De peildatum en het peiljaar: De PSO meet en toetst de (in)directe bijdrage van een Aanvragende organisatie over een periode van 1 jaar voorafgaand aan de peildatum, waarbij de peildatum de laatste dag van het peiljaar is. De peildatum bepaalt de Aanvragende organisatie zelf en kan maxi­maal drie maanden voor een definitieve aanvraag worden (terug)gelegd. De peildatum kan ook gelijk zijn aan de aanvraagdatum.

  5. Verlenging en her-certificering van de PSO-erkenning (certificaat)
    PSO-Nederland attendeert drie maanden voor afloop van het certificaat de Hoofdaanvra­ger via de bij PSO-Nederland bekende contactgegevens. De Hoofdaanvrager is verantwoordelijk voor het tijdig opnieuw indienen van een definitieve PSO-aanvraag en het laten uitvoeren van de audit. Ook bij verlenging of bij de overgang van Aspirant-status naar een trede geldt dat het nieuwe certificaat ingaat op de eerste dag van de eerstvol­gende maand na indiening van de definitieve aanvraag via www.mijnpso.nl. Een defini­tieve  aanvraag binnen één jaar na de datum waarop het certificaat afloopt, geldt als een aanvraag voor verlenging of her-certificering. Een aanvraag één jaar of later na de datum waarop het certificaat afloopt, wordt beschouwd als een nieuwe (eerste) aanvraag. Wanneer (onderdelen van) een PSO-gecertificeerde Aanvragende organisatie (binnen het lopende termijn) opnieuw een PSO-aanvraag indient om zich opnieuw te laten certi­ficeren of één of een aantal (onderliggende) entiteiten wil bij-certificeren of separaat wil laten certificeren, dan zal de organisatie een nieuwe PSO-aanvraag in moeten dienen, met daarin de op dat moment mee te nemen Onderliggende entiteiten. Wanneer er al PSO-certificatie van kracht is op een KvK-nummer dat opnieuw gecertificeerd wordt, ver­valt de eerder afgegeven PSO-erkenning waar dit KvK-nummer onderdeel van uit maakte. Wanneer onderdelen van een Aanvragende organisatie (Hoofdaanvrager en/of Onderlig­gende entiteiten) voor een tweede of daaropvolgende keer voorkomen in een PSO-aan­vraag, dan wordt dit gezien als her-certificering.
    • Geldigheid PSO-certificaat: Een PSO-erkenning is maximaal twee jaar geldig en eindigt automatisch na twee jaar. Een verlenging na twee jaar is mogelijk: er moet dan een nieuwe definitieve PSO-aan­vraag ingediend worden op basis van de dan geldende handleiding en door middel van een audit wordt opnieuw vastgesteld of de Aanvragende organisatie voldoet aan de kwantitatieve criteria en kwalitatieve eisen. Een Aspirant-status kan niet opeenvolgend verlengd worden. Wel kan een organisatie bij verlenging ‘terugvallen‘ van een PSO-trede naar Aspirant-status;

  6. Voortijdige her-certificering
    Een aanvragende organisatie kan er altijd voor kiezen om, gedurende de looptijd van een PSO-certificering, een nieuwe PSO-aanvraag in te dienen. Lees hier meer over de mogelijkheden en voorwaarden die gelden bij voortijdige her-certificering.

* Een auditor kan in uitzonderingssituaties, indien een situatie in de ‘geest’ van de PSO-hand­leiding is maar niet past in de (huidige) formulering van de handleiding, gemotiveerd adviseren in de geest van de handleiding. Deze adviezen worden ter toetsing voorgelegd aan TNO en PSO-Nederland, die in gezamenlijkheid een beslissing nemen. PSO-Nederland behoudt zich het recht voor om bedrijven die weliswaar feitelijk aan de criteria voor de PSO voldoen, maar door hun productie, werkwijze of anderszins de goede naam van PSO en/of het socialer ondernemen zouden kunnen schaden, geen PSO-certificaat toe te kennen.

Nieuws

Twitter


Direct naar: